7 Tips om Tijd te besparen & Slimmer te werken!

By |2016-08-10T14:46:11+00:002 feb 2016|Productiviteit|

paperbackstack PrestazioneZodat je tijd overhoudt om AAN je zaak te werken in plaats van IN je zaak!

Als we om ons heen kijken dan zien we dat de wereld om ons heen steeds complexer is geworden en dat we steeds meer bordjes in de lucht moeten houden. Ondertussen hebben we ook een hoop techniek op ons bureau of in onze broekzak in de vorm van computers, laptops, iPads, smartphones etc. Allemaal fantastische hoogstandjes van techniek, en eerlijk is eerlijk, ik zou niet meer zonder willen. Maar goed, mede door al die mogelijkheden en techniek komt er ondertussen ook steeds meer op ons af. We worden onderhand bedolven onder e-mails, e-books, videos, alerts van social media, conference calls, etc. Hoe kunnen we hier in hemelsnaam nog een productieve dag uit halen? De volgende 7 tips zijn mijn favoriete tips om tijd te besparen en slimmer te werken, tips om tijd te hebben om aan je zaak te werken in plaats van alleen maar in je zaak.

1) Start de dag met je kikker

Begin altijd, maar dan ook altijd (!) je dag met jouw kikker: Vraag jezelf of er iets is dat je voor je uitschuift en uitstelt? Zoja, begin je dag hiermee en regel het meteen! Het geeft me een goed gevoel als ik die klus geklaard heb; gedaan is gedaan. En nog belangrijker: hetgeen dat je uitstelt zit je mentaal niet meer in de weg de rest van de dag, dus meer ruimte voor productiviteit en creativiteit.

2) Make my day 🙂

Op het einde van de dag bepaal ik telkens wat mijn top-3 prioriteit voor de volgende dag is. En de volgende dag … dan DOE ik dat! Klinkt simpel, maar is het niet altijd hoor. Een tip: zorg dat het taken zijn die je in één keer kunt afhandelen. Als je je 3 belangrijkste zaken van die dag afgehandeld hebt, dan is je dag al 100 % succesvol, zelfs nog voordat ie afgelopen is! Het geeft je een goed gevoel, maar vooral ook ruimte in je hoofd om na denken over belangrijke dingen op de lange termijn.

3) Stop met multitasking & Focus!

Stop met dingen tegelijk te doen! Uit onderzoek blijkt dat je meer tijd nodig hebt en dat de kwaliteit van je acties snel achteruit gaat. Niet slim dus. Zorg dat je telkens de focus houdt op één ding. Niet overtuigd? Stel je dan de vraag: zou jij geopereerd willen worden door een arts die tijdens jouw operatie even snel een telefoontje pleegt naar zijn beste vriend? Ik niet in ieder geval! En, pssst, dames opgelet: we denken dat wij vrouwen wel kunnen multitasken, maar ook wij kunnen dat niet.

Vraag trouwens eens aan succesvolle mensen hoe ze zo succesvol zijn geworden. Ze antwoorden dan allemaal dat ze focussen op hetgeen dat belangrijk is. Wat dat is, dat moet je natuurlijk zelf uitzoeken. Hou je aandacht bij dat-ene-ding dat zo belangrijk voor je is en zorg dat je hier retegoed in wordt en blijft.

4) Zorg dat je niet afgeleid wordt.

Zet je mail, je telefoon, etc uit als je moet werken aan zaken waarvoor je concentratie nodig hebt. Zorg ook voor een rustige plek, zonder collega’s of andere mensen. Vooral stemmen leiden ons erg af van ons werk. Voordat je het weet ben je aan het meeluisteren. En het wordt nog erger als je je dan ook nog eens ermee gaat bemoeien. Niet doen!

5 ) Plan begintijden, maar ook eindtijden en een pauze.

Uit eigen ervaring weet ik dat beginnen soms moeilijk is, maar ophouden is dat zeker ook. Werk met eindtijden en neem even een pauze voordat je aan het volgende begint. De reden om met een eindtijd te werken is dat je na verloop van tijd foutjes gaat maken en soms kunnen deze fouten heel duur zijn. De pauze zorgt dat je weer fris wordt, andere gedachten krijgt om vervolgens met de volle aandacht aan de volgende taak te kunnen beginnen.

6) Groepeer je werk in batches.

Zorg dat je de verschillende soorten werk bundelt in batches en dan afwerkt, je krijgt zo veel meer in één keer gedaan. Maar de belangrijkste reden is dat je niet telkens wordt onderbroken en afgeleid als je geconcentreerd bezig bent. Dus verwerk 2 tot 3 keer per dag je e-mail in batches, geef je collega’s gelegenheid tot vragen stellen in een zogenaamd vragen-uurtje (spreek dat wel samen af :), beantwoord telefoontjes die op je voicemail staan, etc.

7) Zeg vaker NEE  

En zeg vooral nee tegen zaken die anderen beter en of goedkoper kunnen, dus delegeer. En delegeer veel, heel veel! Zeg trouwens ook nee tegen zaken die geen bijdrage leveren aan jouw doelen. Zo hou je tijd over voor de zaken die voor jou en je organisatie van belang zijn.

Aan de andere kant moet je natuurlijk ook niet vergeten om regelmatig anderen te helpen. En daar heb je weer tijd voor nadat je je Top-3 prioriteiten van die dag af hebt. Wist je trouwens dat je gelukkiger wordt als je anderen helpt? En een gunstig bijeffect van gelukkig zijn is … ? Juist, je wordt er nog productiever van!

Laat me weten welke tip jij hebt!

Toon buttons
Verberg buttons